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Aus der Mail wird eine Aufgabe. Mit Namen und Termin.
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Use-Case · Bau & Projektsteuerung · TW-O Management GmbH & Co KG

Aus der Mail wird eine Aufgabe. Mit Namen und Termin.

TW-O Management steuert als Projektsteuerungsbüro mehrere Großprojekte für einen Automobilkonzern parallel. Ein großer Teil der Arbeit kommt per Mail: Planänderungen, Prüfaufträge, Terminverschiebungen, Nachforderungen. mindwerk.ai hat für das Team AXIS entwickelt: ein Aufgabenwerkzeug, das das Projektpostfach liest, Aufgaben erkennt und sie über den Teams-Assistenten Knut direkt an die richtige Person bringt.

Status: AXIS ist bei TW-O seit Juli 2026 im Einsatz. Sammelpostfach und Teams-Assistent befinden sich in Einführung.

Vorher: Aufgaben lagen in Postfächern und Köpfen.

Wer ein Großprojekt steuert, bekommt an einem Tag Mails aus Planung, Ausführung und vom Auftraggeber. In fast jeder steckt etwas zu tun: eine Kostenberechnung prüfen, eine Stellungnahme abgeben, einen Termin bestätigen. Bisher hieß das: Mail lesen, Aufgabe erkennen, in ein Werkzeug übertragen, jemanden zuständig machen, Termin merken.

Das Team von TW-O wollte drei Dinge: Keine Aufgabe darf im Postfach untergehen. Jede Aufgabe hat eine Person und einen Termin. Und niemand muss dafür ein weiteres Programm im Blick behalten, weil das Team ohnehin in Teams arbeitet.

Der Ablauf: von der Mail bis zur Erinnerung.

Sechs Schritte. Jeder davon läuft heute so in AXIS.

  1. Die Mail kommt an.

    Das Projektpostfach von TW-O steht in den Verteilern aller Projekte. Jede Mail, die das Team erreicht, erreicht auch AXIS. Pro Projekt gibt es eine eigene Adresse am Postfach; steht sie im Empfänger, ist das Projekt eindeutig, ohne dass jemand etwas beschriften muss.

  2. AXIS liest und erkennt.

    Alle fünf Minuten holt AXIS neue Mails ab, ausschließlich lesend. Das Sprachmodell Claude prüft jede Mail: Steckt eine Aufgabe darin? Für welches Projekt? Bis wann? Wie dringend? Daraus entsteht ein Aufgabenvorschlag mit Titel, Beschreibung, Priorität und Fälligkeit. Einen Termin setzt AXIS nur, wenn er in der Mail steht. Im Zweifel bleibt das Feld leer, statt dass etwas erfunden wird.

  3. Die Aufgabe bekommt eine Person.

    Ist das Projekt klar, legt AXIS die Aufgabe sofort an und ordnet sie zu: der Projektleitung, oder dem Projektmitglied mit den wenigsten offenen Aufgaben. Die Aufgabe zeigt ihre Herkunft: Absender, Betreff, Empfangszeit, Anhänge. Ist das Projekt nicht klar oder die Analyse unsicher, wird nichts angelegt. Die Mail wartet im Posteingang auf eine Entscheidung.

  4. Knut sagt es im Kanal.

    Der Teams-Assistent Knut meldet die neue Aufgabe im Projektkanal, in eigenen Worten: wer braucht was bis wann, wem er es zugeordnet hat und warum. Dann fragt er die Person, ob es passt. Ein „passt" genügt. „Gib das Lena" weist um. „Nehm ich nicht" legt die Aufgabe in den Aufgabenspeicher, aus dem sich jemand anderes bedient. Konnte AXIS das Projekt nicht zuordnen, fragt Knut das Team, und die Antwort im Kanal legt die Aufgabe an.

  5. Morgens der Überblick.

    Um 7:30 Uhr schreibt Knut in den Kanal, was heute zählt: Überfälliges je Person, heute Fälliges, und was länger unbeachtet im Aufgabenspeicher liegt. Mit Namen und Link zur Aufgabe. Wer will, fragt zwischendurch nach: „Was ist bei mir offen?" oder „Was liegt im Speicher?"

  6. Abends der Rückblick.

    Um 18 Uhr fasst Knut den Tag zusammen: erledigt, neu angelegt, übernommen, begonnen, morgen fällig. Dazwischen meldet er sich nicht von selbst. Er ist ein Kollege, der den Überblick hat, keine weitere Benachrichtigungsquelle.

AXIS ist mehr als der Posteingang: Projekte mit Phasen, ein Aufgabenspeicher nach Pull-Prinzip, aus dem sich das Team selbst bedient, ein Board je Projekt und eine mobile Version fürs Handy. Das Postfach und Knut sind die Teile, die die meiste Handarbeit ersetzen.

AXIS-Posteingang mit Testmail zur Kostenberechnung, geöffnetem Mailtext und bearbeitbarem Aufgabenvorschlag im Status Wartet auf Freigabe.
Ansicht aus AXIS mit Testdaten.

Was beim Menschen bleibt.

KI übernimmt hier die Übersetzung von Mail in Aufgabe. Entscheidungen bleiben im Team, und zwar an drei Stellen, die bewusst so gebaut sind.

Bestätigen oder umweisen.
Jede Zuordnung ist ein Vorschlag. Die Person sagt „passt" oder gibt die Aufgabe weiter. Knut fragt, er entscheidet nicht über Köpfe hinweg.
Unsicheres wird geprüft.
Kann AXIS Projekt oder Aufgabe nicht sicher erkennen, entsteht keine Aufgabe. Die Mail wartet im Posteingang. Dort sieht die Projektleitung Vorschlag und Originalmail nebeneinander, ändert Titel, Priorität oder Termin, streicht Vorschläge oder ergänzt welche.
Nichts wird gelöscht oder erledigt.
Knut kann Aufgaben anlegen, zuordnen und zeigen. Löschen, als erledigt markieren, Personen oder Projekte anlegen kann er nicht. Alles, was er tut, erscheint in AXIS als Handlung der Person, die ihn beauftragt hat.

Datenschutz und Technik.

Ein Postfach ist vertraulich. Deshalb war die Abgrenzung des Zugriffs Teil der Lösung, nicht Nachtrag.

Nur lesen.
AXIS liest das Sammelpostfach über die Schnittstelle von Microsoft 365. Es schreibt nicht ins Postfach, markiert nichts als gelesen und kopiert keine Anhänge. Anhänge werden nur bei Bedarf direkt aus dem Postfach geladen.
Nur ein Postfach.
Der Zugriff ist auf genau dieses eine Postfach beschränkt. Andere Postfächer des Unternehmens kann AXIS technisch nicht lesen, auch nicht bei einem kompromittierten Zugang.
Nur das Team.
Knut antwortet nur Personen aus dem Microsoft-365-Mandanten von TW-O, die in AXIS ausdrücklich freigegeben sind. Alle anderen ignoriert er.
Löschfristen.
Mailtexte werden nach 90 Tagen gelöscht. Erhalten bleiben Metadaten, Analyseergebnis und die daraus entstandenen Aufgaben.
Sprachmodell.
Die Analyse übernimmt das Sprachmodell Claude. Dafür werden Betreff und Mailtext an den Anbieter übertragen. Welche Inhalte das Postfach erreichen, steuert TW-O über die Verteiler. Vor der Einführung wurde festgelegt, welche Daten verarbeitet werden und wer Zugriff erhält.
Betrieb.
AXIS läuft auf einem von mindwerk.ai betriebenen Server. Bestehende Systeme bleiben: Microsoft 365 und Teams wurden angebunden, nicht ersetzt.
Eingaben sind Daten.
Mailinhalte und Aufgabentexte werden vom Assistenten als Daten behandelt, nicht als Anweisungen. Eine Mail kann Knut nicht steuern.

Das gleiche Prinzip für Ihr Postfach.

Der Ablauf hängt nicht am Bauwesen. Er passt überall dort, wo Arbeit per Mail ankommt und von Hand in Aufgaben übersetzt wird: Kanzleien mit Mandantenpost, Hausverwaltungen mit Mieteranliegen, Planungsbüros, Agenturen, technischer Vertrieb. Was sich ändert, sind die Regeln: welche Mails zählen, wer zuständig ist, welche Fristen gelten. Die bauen wir gemeinsam mit Ihrem Team, in Ihren Werkzeugen.

Der erste Schritt ist ein Gespräch. · 30 Minuten · Kostenlos · Unverbindlich

Welche Mails sollen bei Ihnen zu Aufgaben werden?

Bringen Sie ein Postfach mit, das Ihrem Team Zeit kostet. Wir schauen gemeinsam, was daraus werden kann.

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Erstgespräch: https://cal.com/mindwerk.ai/first-meeting · hello@mindwerk.ai